Svrha pisanja u poslovnom svetu svakako je prenošenje adekvatnih informacija nekom drugom ili je u pitanju traženje informacija od drugih. Kako bi postigao efekat koji želiš, treba da se izraziš tačno, potpuno i koncizno. Tekst mora da bude napisan na takav način da čitalac može lako da razume o čemu govoriš ili kakav tip pitanja postavljaš.
Ukoliko pokušavaš da kažeš previše, a pri tom to ne radiš na pravi način, dobićeš neujednačen, neorganizovan i loše napisan tekst. Pri tom trebalo bi da vodiš računa da ne upotrebljavaš žargonske izraze i da ne zvučiš nepotpuno.
Bez obzira da li radiš na nekom projektu ili pišeš mail, postoje određeni koraci koje bi trebalo da pratiš kako bi bio efikasniji. Sledeće stvari pomoćiće ti u tome.
Organizacija je ključ
Ukoliko ne organizuješ materijal za rad, neće imati smisla ono što radiš niti će to ići tokom koji si ti zamislio. Pisanje može da bude jednostavno ili komplikovano. Planiranje obaveza ili odgovaranje na mailove može biti jednostavniji vid pisanja, nešto poput prikupljanja sopstvenih misli.
Za neke druge stvari, nepohodno je da već imaš razvijen kompleksniji obrazac po kom ćeš već gotov materijal pravilno obraditi i napisati. Bez obzira na zadatak, bez odgovarjućeg nivoa organizacija pa čak i organizacije vlastitih misli, može da se desi da izostaviš sve što je potrebno.
Propusti ili nepravilan fokus, učiniće da ono što radiš bude nejasno drugim ljudima.
Znaš šta se očekuje od tebe
Pre nego što staviš na papir sve ono što je bitno, razmisli o ljudima koji treba to da čitaju. Razlog tome je što kontekst napisanog može da ima istu suštinu uvek, ali nivo podataka koji uključuješ može da bude različit u zavisnosti od ljudi koji su relevantni za datu temu.
Razmotri takođe i ton pisanja. Rutinske poruke ili podsetnici neće isto da zvuče kao na primer razni izveštaji i projekti na kojima radiš.
Zapamti takođe da ćeš efikasnije komunicirati ako se fokusiraš na ono o čemu druga strana želi da se informiše, a ne na ono što ti želiš da kažeš.
Značaj dobrog pisanja
Efikasni autori imaju različite stilove pisanja. Neki vole da napišu sve što imaju pa se onda vraćaju na to i uređuju tekst. Drugi vole da istovremeno pišu i odmah i uređuju tekst. Ponekad se njihov željeni stil razlikuje u zavisnosti od toga šta pišu.
Dok pišeš budi svestan i dužine teksta. Koristi dovoljan broj reči kako bi značenje bilo jasno, ali ne koristi nepotrebne reči kako bi nešto ulepšao. Poslovan stil mora da bude jasan i koncizan, a nikako pompezan. Zapamti da u poslu niko nema vremena da čita više nego što je to potrebno.
Optimalna granica
Trebalo bi da nađeš balans kada neophodne informacije treba da prebaciš u pisanu formu, u smislu da ne treba ni suviše kratko da napišeš nešto. Prava mera je kada je suština koju si želeo da preneseš dovoljno jasna i kada si siguran da neće biti pogrešno shvaćena.
Takođe, izbegavaj da koristiš žargon ili skraćenice jer mogu da znače različite stvari različitim čitaocima. Bez obzira na stil pisanja, svaki autor mora da korektno pročita i uredi kompletan pisani materijal čak i elektronsku poštu.
Ne pišeš romane
Kada pišeš nešto u poslovne svrhe, imaj na umu da ne pišeš sledeći veliki klasik. Pisanje treba da ti bude opisno koliko to od tebe zahteva posao, ali ne moraš da upotrebljavaš živopisne slike koristeći velike reči i brojne stilske figure.
Ukoliko nisi siguran kakav je tvoj stil i koliko je dobro tvoje poslovno pisanje, potraži savet za sebe među ovim redovima ili pošalji mail kako bi to brže otkrio.
Autor: Ivana Živanić
